Selbst wenn Wirkungsziele sehr konkret formuliert sind, lässt sich aus ihnen nur selten ableiten, in welchem Ausmaß oder Grad das Ziel erreicht wurde. Deshalb ist es notwendig, mit Indikatoren zu arbeiten. Anhand von Indikatoren kann festgestellt werden, ob ein bestimmtes Ereignis eingetreten ist. In der Planungsphase werden Indikatoren zur Beschreibung der Situation und der Bedarfe genutzt und dienen der Konkretisierung der Wirkungsziele. Für die wirkungsorientierte Projektsteuerung ist es wichtig, dass die Indikatoren – so weit wie irgend möglich – bereits während der Planungsphase festgelegt werden, damit während der Projektumsetzung klar ist, welche Aspekte eigentlich relevant sind. Während der Projektumsetzung sind Indikatoren ein wichtiges Instrument der Fortschrittskontrolle, des Lernens und der Steuerung. Mithilfe von Indikatoren lässt sich feststellen, ob das Projekt planmäßig verläuft und die avisierten Ziele erreicht. Die regelmäßige Beobachtung der Indikatoren ist daher die Voraussetzung für die wirkungsorientierte Steuerung. Bei der abschließenden Betrachtung eines Projekts bilden Indikatoren die Grundlage, um das Erreichte analysieren und bewerten zu können. Indikatoren helfen, die Projektergebnisse mit der Situation zum Projektstart zu vergleichen. Es kann zwischen direkten und indirekten Indikatoren unterschieden werden. Direkte Indikatoren lassen sich vor allem für zählbare Sachverhalte wie Outputs und leicht messbare Wirkungen formulieren. Indirekte Indikatoren weisen nur mittelbar auf den zu beobachtenden Sachverhalt hin. Sie werden genutzt, wenn es nicht oder nur mit unvertretbar hohem Aufwand möglich ist, Daten zu erheben. Indirekte Indikatoren werden vor allem dann eingesetzt, wenn qualitative Sachverhalte beschrieben werden: veränderte Lebensumstände, veränderte Einstellungen, verändertes Verhalten.

(Vgl. Kurz und Kubek 2021)